Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ và quy trình bàn giao chi tiết

Bàn giao ca trực của nhân viên bảo vệ là khâu vô cùng quan trọng trong nghề bảo vệ. Đây được xem là bước xác nhận và báo cáo kết quả công việc. Những vật dụng, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, tài sản của người bảo vệ ca trước bàn giao lại cho người bảo vệ ca trực sau có tính pháp lý trong giao nhận tài sản. Những công việc đã làm và chưa làm được bàn giao cho nhau cũng để cùng nhau tiếp nối hoàn thành trách nhiệm. Bàn giao ca trực phải ghi nhận vào sổ hoặc biên bản. Vậy mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ là gì? Hãy tìm hiểu cùng Bảo vệ SG 24H trong bài viết này nhé.

Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ là gì?

Mẫu sổ trực ca bảo vệ là một biểu mẫu chứa đựng đầy đủ các thông tin và đề mục cần thiết, giúp nhân viên bảo vệ dễ dàng liệt kê, ghi chép và bàn giao công việc một cách chi tiết, đầy đủ. Mẫu sổ này có thể được in sẵn hoặc sử dụng dưới dạng không in sẵn, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng.

Phân loại Mẫu sổ bàn giao ca trực

Hiện nay, có hai loại mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ như sau:

• Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ in sẵn: Mẫu này có ưu điểm là thiết kế đẹp mắt, tiện lợi và dễ sử dụng. Tuy nhiên, nhược điểm là nội dung bàn giao bị giới hạn hoặc đôi khi dư thừa khoảng trống. Thông thường, sổ bàn giao in sẵn được chia thành các đoạn theo từng đề mục. Nếu mục đó có ít thông tin cần điền, khoảng trống sẽ bị thừa và không sử dụng đến, gây lãng phí. Ngược lại, nếu mục đó có nhiều thông tin cần ghi, khoảng trống có thể không đủ, làm nhân viên bảo vệ lúng túng và có thể dẫn đến việc ghi chép không đầy đủ.
• Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ viết tay: Đây là mẫu sổ không cần in sẵn, khắc phục được các nhược điểm của mẫu in sẵn. Tuy nhiên, để sử dụng mẫu này hiệu quả, nhân viên bảo vệ cần phải nắm rõ và thuộc lòng các đề mục cần ghi chép. Những nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp và có kinh nghiệm thường không ưa chuộng các mẫu sổ bàn giao đã được in sẵn.

Tìm hiểu mẫu sổ sách bảo vệ hiện nay

>>> Tìm hiểu thêm: Quy trình tiếp nhận của Công ty dịch vụ bảo vệ ở Củ Chi uy tín, chuyên nghiệp.

Mẫu sổ bàn giao ca trực gồm những nội dung gì?

Một mẫu sổ trực ca bảo vệ  đầy đủ thường bao gồm các nội dung và đề mục chính sau:

• Ca trực, ngày, tháng, năm: Phần này ghi nhận thời gian làm việc cụ thể của ca trực.
• Thông tin về nhân viên trực: Bao gồm tên người trực hoặc những người cùng trực, vị trí làm nhiệm vụ và các công cụ, trang thiết bị hỗ trợ đi kèm (nếu có).
• Tình hình, tình trạng lúc giao nhận ca: Mục này ghi lại điều kiện và hoàn cảnh khách quan tại thời điểm nhân viên bảo vệ nhận ca. Việc ghi chép mục này giúp xác định các yếu tố thuận lợi hoặc khó khăn khi bắt đầu ca trực. Tuy nhiên, nhiều nhân viên bảo vệ chưa nắm rõ cách ghi chép phần này một cách chính xác.
• Diễn biến ca trực: Đây là phần ghi lại thứ tự các hoạt động đã diễn ra trong ca, cùng với các công việc chính mà nhân viên bảo vệ đã thực hiện. Mục này cũng bao gồm những sự cố hoặc tình huống đã xảy ra (nếu có), tuy nhiên chỉ tóm tắt ngắn gọn.
• Kết thúc ca trực - bàn giao ca trực: Phần này có thể được chia thành nhiều mục nhỏ như: bàn giao tài sản, trang thiết bị, bàn giao công việc, bàn giao công cụ hỗ trợ,...

Tùy thuộc vào tính chất công việc của từng vị trí, mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ có thể được điều chỉnh, bổ sung hoặc bớt đi một số nội dung để phù hợp.

>>> Tìm hiểu thêm: Quy trình tiếp nhận của Công ty dịch vụ bảo vệ ở Hóc Môn chuyên nghiệp, 24/24.  

Mẫu sổ bàn giao ca trực in sẵn

Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ được in sẵn và đóng cuốn có cả ưu điểm và nhược điểm.

• Ưu điểm: Mẫu này tiện lợi và giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên bảo vệ.
• Nhược điểm: Khi diễn biến ca trực có nhiều nội dung, số lượng giấy có sẵn có thể không đủ để ghi chép chi tiết.

Tùy theo đặc điểm và yêu cầu công việc của từng mục tiêu hoặc vị trí cụ thể, mẫu sổ bàn giao ca trực có thể thay đổi. Tại một số mục tiêu không đặt nặng việc ghi chép diễn biến ca trực hoặc khi diễn biến ca trực ít phát sinh sự việc đặc biệt, việc sử dụng mẫu sổ in sẵn là phù hợp.

Dưới đây là một ví dụ về mẫu sổ bàn giao ca trực:

 

>>> Tìm hiểu thêm: Công ty dịch vụ bảo vệ ở Gò Vấp có quy trình tiếp nhận thế nào?

Mẫu sổ bàn giao ca trực viết tay

Sổ bàn giao ca trực viết tay là hình thức được sử dụng phổ biến nhất, vì cho phép ghi chép đầy đủ các nội dung và diễn biến ca trực một cách chi tiết. Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là nhân viên bảo vệ phải viết nhiều và cần có kỹ năng viết chữ rõ ràng, trình bày gọn gàng. Một mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ cần bao gồm những thông tin gì và các thông tin đó mang ý nghĩa ra sao? Dưới đây là một mẫu hoàn chỉnh cho ca trực bảo vệ tại Nhà Máy vào ca trực Sáng, từ 06:00 đến 18:00, ngày 03 tháng 08 năm 2022 để các bạn tham khảo.

Thông tin nhân viên bảo vệ trực ca

Nguyễn Văn A; Số hiệu: 211036

Vị trí trực: C2 – Cổng Phụ số 2

Công cụ hỗ trợ và trang thiết bị: Bộ đàm, dùi cui sắt, đèn pin, gương cầu lồi. Các sổ bao gồm: sổ nhật ký, sổ xuất hàng, sổ nhập hàng, sổ theo dõi thầu phụ, sổ nội bộ.

Tình trạng khi nhận ca

Đến nhận ca lúc 05:45, sau khi kiểm tra khu vực mục tiêu và vị trí làm việc, không phát hiện điều gì bất thường. Container số PSSU 201376 1 đang trong quá trình lên hàng, niêm phong số SA 16248 vẫn còn nguyên vẹn. Tiếp nhận vị trí trực vào lúc 05:57. Nhân viên ca trước, Trần Văn B, rời khỏi vị trí và ra về lúc 06:02.

Tại thời điểm nhận ca, thời tiết ổn định. Nhà máy chưa bắt đầu hoạt động và khu vực chỉ có một công nhân tạp vụ đang quét dọn. Đèn chiếu sáng đã được tắt vào lúc 06:05.

Diễn biến ca trực

• 06:35: Ca trưởng Bình đến kiểm tra vị trí, rời đi lúc 06:40.
• 07:05: Công nhân tại Kho A và Kho B bắt đầu có mặt.
• 07:18: Hoàn thành thủ tục đăng ký cho xe container 51C-176.15 vào Kho A nhận hàng.
• 07:30: Nhà máy bắt đầu vào ca làm việc.
• 07:35: Hoàn thành thủ tục cho xe tải 72B-024.87 vào nhận hàng tại Kho B.
• 08:10: Làm thủ tục cho nhà thầu Đại Phát vào sửa chữa khu vực Lò Hơi, có 6 người vào, chi tiết ghi trong sổ theo dõi nhà thầu.
• 08:20: Đội trưởng Hùng đến kiểm tra vị trí, rời đi lúc 08:30.
• 08:35: Hoàn thành thủ tục cho xe container 60C-115.25 vào Kho B nhận hàng.
• 09:15: Làm thủ tục và kiểm soát xe tải 51A-215.18 vào giao hàng tại kho Phụ Liệu, chi tiết ghi trong sổ nhập hàng.
• 09:30: Hoàn thành thủ tục cho xe đầu kéo 60A-068.15 kéo container số PSSU 201376 1 ra cổng, chi tiết ghi trong sổ xuất hàng.
• 09:55: Kiểm soát và làm thủ tục cho xe tải 72B-024.87 rời cổng, chi tiết ghi trong sổ xuất hàng.
• 10:30: Hoàn thành thủ tục đăng ký cho xe container 50C-135.79 vào Kho A nhận hàng.
• 11:15: Kiểm soát xe tải 51A-215.18 rời khỏi nhà máy.
• 11:25: Kiểm soát nhóm công nhân nhà thầu Đại Phát ra cổng.
• 11:30: Kho A và Kho Nguyên Liệu nghỉ ăn trưa.
• 11:45: Kho B và kho Phụ Liệu nghỉ ăn trưa.
• 11:50 - 12:00: Tuần tra khu vực, tình trạng vị trí bình thường.
• 12:00 - 12:20: Ăn trưa tại vị trí.

Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ viết tay

>>> Tìm hiểu thêm: Công ty dịch vụ bảo vệ ở Thủ Đức có quy trình tiếp nhận thế nào?

DIỄN BIẾN CA TRỰC (Phần Tiếp Theo)

• 12:25 - 12:35: Tuần tra khu vực, tình trạng vị trí bình thường.
• 12:45: Công nhân trở lại làm việc.
• 12:55: Làm thủ tục cho nhà thầu Đại Phát vào sửa chữa khu vực Lò Hơi, có 5 người vào, chi tiết ghi trong sổ theo dõi nhà thầu.
• 13:15: Ca trưởng Bình đến kiểm tra vị trí, rời đi lúc 13:20.
• 13:30: Hoàn thành thủ tục cho xe tải 51B-217.14 vào lấy hàng tại Kho A.
• 13:35: Cán bộ giám sát Phạm Văn Hiệp đến kiểm tra, rời đi lúc 13:55.
• 14:10: Kiểm soát và làm thủ tục cho xe container 60C-115.25 rời khỏi nhà máy, chi tiết ghi trong sổ xuất hàng.
• 14:30: Hoàn thành thủ tục đăng ký cho xe container 50C-144.12 vào Kho B nhận hàng.
• 15:10: Kiểm soát và làm thủ tục cho xe container 51C-176.15 rời khỏi nhà máy, chi tiết ghi trong sổ xuất hàng.
• 15:25: Đội trưởng Hùng đến kiểm tra vị trí, rời đi lúc 15:30.
• 16:30: Kiểm soát và làm thủ tục cho xe container 50C-135.79 rời khỏi nhà máy, chi tiết ghi trong sổ xuất hàng.
• 16:55: Cùng nhân viên Vũ niêm phong seal số SA 16214 cho container 50C-144.12 tại Kho B. Container chưa đủ hàng nên sẽ ở lại qua đêm.
• 17:00: Quan sát công nhân ra về qua cổng C1.
• 17:05 - 17:15: Tuần tra và kiểm tra khu vực, tình trạng vị trí bình thường.
• 17:30: Chuẩn bị mọi thứ để bàn giao ca trực.
• 17:40: Nhân viên Đỗ Hữu Bình đến nhận ca trực.
• 18:00: Kết thúc ca trực, bàn giao cho ca sau.

>>> Tìm hiểu thêm: Tiêu chuẩn khi thuê Công ty dịch vụ bảo vệ ở Quận 7 là gì?

Bàn giao ca trực cho ca sau

Về công việc:

• Xe container BKS 50C-144.12 hiện đang đậu tại Kho B, do chưa lên đủ hàng nên sẽ ở lại qua đêm và đã được niêm phong với seal số SA 16214.
• Nhóm công nhân của nhà thầu Đại Phát gồm 5 người vẫn đang làm việc tại khu vực Lò Hơi. Vui lòng xem chi tiết trong sổ theo dõi nhà thầu và nhớ kiểm soát khi họ ra về.
• Tại Kho A, còn lại Ms. Hoa và Ms. Diệu đang làm việc.
• Tại Kho B, còn có Mr. Vũ, Ms. Hằng, và Mr. Hậu ở lại làm việc.
• Khu vực chốt trong mục tiêu ổn định, không phát hiện điều gì bất thường.
• Hệ thống đèn chiếu sáng đã được thử nghiệm và tất cả hoạt động bình thường.
• Về tài sản tại vị trí:
• Bàn giao cho ca sau tất cả các tài sản trong và ngoài khu vực chốt gác. Tất cả đều đầy đủ theo Danh Sách số 03.

Về công cụ hỗ trợ và trang thiết bị:

• 01 bộ đàm
• 01 dùi cui sắt
• 01 đèn pin
• 01 gương cầu lồi
• 05 cuốn sổ bao gồm: sổ nhật ký, sổ xuất hàng, sổ nhập hàng, sổ theo dõi thầu phụ, sổ ghi chép nội bộ.

Yêu cầu ca sau kiểm tra và ký nhận sổ bàn giao ca trực bảo vệ.

>>> Tìm hiểu thêm: Công ty dịch vụ bảo vệ ở Bình Chánh có quy trình tiếp nhận thế nào?

Ý nghĩa của việc bàn giao ca trực bảo vệ

Việc ghi chép đầy đủ thông tin theo mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên bảo vệ, đội trưởng quản lý bảo vệ và khách hàng như sau:

Đối với nhân viên bảo vệ:

• Giúp theo dõi và nắm bắt các thông tin, thiết bị và vật dụng được bàn giao khi nhận ca trực.
• Đảm bảo rằng các thiết bị, vật dụng được bàn giao đầy đủ, tránh tình trạng thất thoát tài sản.
• Phòng tránh các tranh chấp có thể phát sinh, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên bảo vệ.

Đối với đội trưởng quản lý bảo vệ:

• Hỗ trợ theo dõi và giám sát quá trình thực hiện nhiệm vụ và bàn giao công việc theo đúng quy định, tiêu chuẩn.
• Dễ dàng điều chỉnh và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
• Đảm bảo quá trình đánh giá năng lực và chấm công được thực hiện đầy đủ, bảo vệ quyền lợi của nhân viên.

Đối với khách hàng:

• Giúp khách hàng dễ dàng kiểm soát và theo dõi hiệu quả công việc bảo vệ khi cần.
• Hỗ trợ việc đối chiếu thông tin khi có vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
• Đánh giá được tần suất làm việc và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng nhân viên bảo vệ.

>>> Tìm hiểu thêm: Quy trình thực hiện của Công ty dịch vụ bảo vệ ở Quận 12.

Lưu ý khi ghi chép và bàn giao ca trực bảo vệ

Việc ghi chép và bàn giao ca trực là một khâu vô cùng quan trọng trong công tác bảo vệ, đảm bảo sự liên tục trong công việc và tránh xảy ra những sơ suất đáng tiếc. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà nhân viên bảo vệ cần nắm vững:

Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý khi ghi chép ca trực mà bạn cần biết:

• Đầy đủ và chi tiết: Ghi rõ ngày, giờ giao ca, tên người giao và người nhận ca.
• Tình hình an ninh: Ghi nhận các sự việc bất thường xảy ra trong ca trực, các vấn đề liên quan đến an ninh trật tự.
• Tài sản: Kiểm tra và ghi nhận tình trạng các tài sản, thiết bị trong khu vực bảo vệ.
• Công việc chưa hoàn thành: Ghi rõ những công việc còn dang dở để người nhận ca tiếp tục thực hiện.
• Các vấn đề kỹ thuật: Ghi nhận các sự cố về hệ thống điện, nước, báo động... nếu có.
• Hướng dẫn cho ca sau: Nêu rõ những vấn đề cần lưu ý, những thay đổi trong quy trình làm việc.

Những vấn đề cần lưu ý khi ghi chép và bàn giao sổ ca trực bảo vệ

>>> Tìm hiểu thêm: Quy trình thuê dịch vụ của Công ty dịch vụ bảo vệ ở Bình Dương nhanh chóng, tận tình.

Bên cạnh đó, một số vấn đề cần lưu ý khi bàn giao ca trực mà bạn cần chú ý như sau:

• Đúng giờ: Thực hiện bàn giao đúng theo lịch trình đã định.
• Kiểm tra kỹ lưỡng: Kiểm tra lại toàn bộ khu vực, trang thiết bị trước khi bàn giao.
• Giao tiếp rõ ràng: Giải thích rõ ràng các vấn đề, thắc mắc của người nhận ca.
• Kiểm tra lại sổ giao ca: Cả người giao và người nhận ca cùng ký xác nhận vào sổ giao ca.
• Chuyển giao đồ dùng, chìa khóa: Đảm bảo bàn giao đầy đủ các đồ dùng, chìa khóa liên quan đến công việc.

>>> Tìm hiểu thêm: Những lưu ý khi thuê Công ty dịch vụ bảo vệ ở Quận 9.

Công ty dịch vụ bảo vệ SG 24H - Công ty cung cấp dịch vụ bảo vệ uy tín, chuyên nghiệp

Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Sài Gòn 24H, thường được biết đến với tên gọi SG 24H, là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ uy tín và chuyên nghiệp tại Việt Nam. Thành lập từ năm 2011, công ty này đã nhanh chóng khẳng định được vị thế của mình trong ngành dịch vụ bảo vệ, được cấp giấy phép hoạt động bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM​

• Chất lượng dịch vụ: SG 24H cung cấp dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp cho nhiều đối tượng khách hàng bao gồm các cơ sở kinh doanh, trường học, bệnh viện, siêu thị và các sự kiện lớn​.
• Đội ngũ nhân viên: Công ty tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên bảo vệ có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực bảo vệ. Nhân viên của công ty được đào tạo bài bản, đảm bảo khả năng thích ứng nhanh với mọi tình huống​
• Quy trình quản lý chất lượng: SG 24H hoạt động theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, cho thấy cam kết của họ đối với việc duy trì và cải thiện chất lượng dịch vụ
• Đội ngũ quản lý: Đội ngũ cán bộ quản lý tại SG 24H không chỉ có phẩm chất tốt mà còn được đào tạo kỹ lưỡng, góp phần vào việc tổ chức hoạt động bảo vệ một cách khoa học và hiệu quả​
• Phạm vi hoạt động: Công ty không chỉ hoạt động tại TP.HCM mà còn mở rộng ra toàn quốc, phục vụ nhu cầu bảo vệ ở nhiều tỉnh thành khác nhau.

Tóm lại, mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ là công cụ quản lý thiết yếu, giúp duy trì an ninh và trật tự. Việc ghi chép chính xác trong sổ cho phép nhân viên bảo vệ theo dõi hiệu quả các hoạt động, đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành một cách suôn sẻ. Qua đó, mẫu sổ này không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp mà còn tạo dựng niềm tin từ phía khách hàng. Hy vọng bài viết này của Bảo vệ SG 24H đã giúp bạn nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng và ứng dụng của mẫu sổ bàn giao ca trực trong thực tiễn.

>>> Tìm hiểu thêm: Quy trình thuê dịch vụ của Công ty dịch vụ bảo vệ ở Long An nhanh chóng, tận tâm.